太极图与有效的项目监控

前言

作为一名成功的项目经理，应确保在任何情况下都能够确保项目的成功（在规定的时间及预算之内交付满足客户要求的产品或服务）。在项目计划阶段你也许已经制定了周密的计划，但随着项目的推进，项目中的各种资源或信息会出现许多变化，如何及时的处理这些变化来确保项目能够实现项目制定的质量目标，这才是有效的项目监控的本质。太极图与项目监控有没有关系？如果有关系，有什么样的关系？本文以“太极图与有效的项目监控”为题的目的，是想以大道至简及趣味的方式来描述有效的项目监控的内涵。希望本文能对项目经理、高级经理及PMO管理部门开展有效的项目监控工作起到抛砖引玉的作用。

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1 项目成功的五个级别

本文作者在《项目管理文化与项目成功的关系》一文中描述了企业文化及项目管理文化与项目成功的关系，描述了CMMI 1-5个级别对应的项目成功的1-5个级别特征定义。在此再次说明如下：

下表给出了基于CMMI 1-5个级别，对应的管理文化特征1-5级及项目成功等级1-5级的描述。可以看出最低级的项目成功级别是1级，其对应的特征是项目完成合同、收到款便万事大吉！绝大部分项目都达不到进度、质量与成本三者平衡的及格线。但对应项目成功级别最高的5级，项目一般都“没有意外”，一切都处于掌控之中。

2 CMMI中项目监督和控制过程域(PMC)描述

项目监督和控制过程域的目的：

提供对项目进展情况的了解。当项目的性能与其计划严重偏离时，采取适当的纠正行动。

项目监督和控制的特定目标和实践：

SG1--对照计划监督项目的实际的性能和进展情况。

SP1.1  对照项目计划监督项目计划的参数的实际值。

SP1.2  对照项目计划中标识出的承诺进行监督。

SP1.3  对照项目计划中标识出的风险进行监督。

SP1.4  对照项目计划监督项目数据的管理。

SP1.5  对照项目计划监督利益关系人。

SP1.6  定期的评审项目的进展、性能和问题。

SP1.7  在所选的里程碑处评审项目的成就和结果。

SG2--当项目的性能或结果与其计划严重偏离时，要采取适当的纠正行动并

对其加以管理直至问题得到解决。

 SP2.1  收集和分析问题，并确定解决问题的必要的纠正行动。

 SP2.2  对标识出来的问题采取纠正行动。

 SP2.3  管理纠正行动，直至问题得到解决。  

如果项目监督和控制做的不好，将可能导致如下结果：

1）总是在救火-危机管理；

2）在整个项目期间存在较多的返工；

3）因没有正规的监控机制，导致在会议方面花费大量的时间以发现评估项目的状态；

4）管理决策需要的数据在需要的时候无法获得；

5）本该及早采取的行动只有等到很晚的时候才去面对。

3 太极图对项目监控工作的启示

上图中描述了太极图对项目监控工作的启示。具体的描述如下表：

月有阴晴圆缺，人有旦夕祸福。我们谁也改变不了自然规律，但我们可以不断总结经验教训，同样的错误不要再犯，好的经验应该在组织分享。失之毫厘，差之千里。项目经理的每一个重大决策，都会影响项目的成败！

4 太极图与项目监控的关系

从上图可以看出对于项目监控工作，我们需要在战略和战术都引起重视：

A、  在战略上：重视影响项目健康的因素，不断纠偏，保持项目符合预期。

B、  在战术上：

1）要有相应的监控手段，如对项目计划参数的监控，需要明确定义参数的范围，黄色告警区域、红色告警区域，这样才能区别对待采取不同级别的纠正及预防措施。

 2）对于项目健康度的计算，组织应制定一致的计算标准，使健康度能真正反映项目的真实状态。

3) 要与项目的干系人保持沟通，使干系人对项目状态有统一的认识并听取干系人对项目纠正及预防措施的建议。

5 项目监控层次及PMO对项目群的监控

项目监督层次分为三个：一是每个项目的自身监督，二是组合项目监控，三是公司高层。项目的自身监督是基础，PMO是中间层次，它有效地架起每个项目与公司高层沟通的桥梁。

PMO（项目管理办公室）的重要职责之一是对项目群的监控。在收集了每个项目的问题及健康度之后，PMO需要对问题及健康度进行集中的分析，分析哪些问题是共性的，哪些是个性的。针对不同情况，在组织层面采取相应的措施，包括纠正措施及预防措施。还要对健康度建立基线并进行趋势的分析，以预测实现项目目标的概率。

6 结束语

项目监控不是一件简单的事情，能否对项目进行有效的监控是项目能否成功的关键因素之一。项目监控不仅仅是项目经理的责任，实际上，项目监控涉及公司相关的很多人员，如项目成员、PMO、高层经理等等。项目监控能力的高低也决定了一个公司的发展前景。要做好项目监控工作，需要从如下方面着手：

1）定义应进行监控的项目主要绩效参数及收集、分析方法；

2）定义项目健康度的计算方法；

3）定义项目监控所需要的项目级及PMO使用模板；

4）给项目经理及PMO提供SPC方面的培训；

5）给项目团队及PMO等提供质量意识及管理文化的培训；

6）定义项目绩效考核的方法，使项目监控工作落到实处。

==》若企业需要提高项目经理及PMO的项目监控管理能力，使项目达到可控、可视、可预测水平的话，请与我们联系安排相应的咨询或培训：

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